Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwykłe katalogi na dysku, lecz po kilku latach nieprosto przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Kłopotem nie jest tylko liczba plików.
Znaczenie moraz ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania oraz fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, jednak sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga nieduży dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.
W praktyce na prawdę dużo uwagi wymaga określenie informacji, według których dokument będzie w późniejszym czasie wyszukiwany. Sama nazwa pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Trzeba natomiast zachować umiar. Zbyt wiele pól do uzupełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, w szczególności gdy dokumentów jest dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują problemy w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto więc najpierw przemyśleć kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy w rzeczywistości korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej podstawie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania też przy większej liczbie plików.
Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie zawsze opłaca się przenosić do nowego systemu właściwie każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach na prawdę bardzo często występują kopie, dokumenty przestarzałe, niepełne skany oraz materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może wyłącznie przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednak odcinek skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto również ustalić, czy papierowy oryginał wciąż ma być przechowywany a także kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad oraz przyjętych procedur wewnętrznych.
Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu obowiązków, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma także sposób tworzenia kopii zapasowych oraz sposobność odtworzenia danych po awarii. Warto uprzednio sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu lub zastąpieniu nowszą wersją. Są przypadki w których potrzebna jest historia przeróbek, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego wykonania. Przyjęte rozwiązania powinny być także okresowo kontrolowane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmodyfikować, jednakowo jak liczba dokumentów i oczekiwania dotyczące ich przechowywania.
Więcej informacji: program do archiwizacji dokumentów.