Przy większych projektach sam opis zakresu prac bardzo szybko przestaje wystarczać. Na początku zadania mogą wydawać się niezbite, natomiast wraz z pojawianiem się kolejnych etapów znacznie trudniej określić, co z uwagą powinno się wytworzyć, w jakiej kolejności i gdzie kończy się odpowiedzialność za dany fragment projektu. Pomocna jest w tym struktura Work Breakdown Structure, która przedstawia zakres przedsięwzięcia w układzie hierarchicznym.
Najwyżej znajduje się cały projekt, niżej jego główne części, a następnie coraz bardziej szczegółowe elementy. W praktyce istotne jest nie tylko samo utworzenie takiego schematu, ale też postanowienie stosownej głębokości podziału. Jeśli zadania zostaną rozpisane zbyt ogólnie, późniejsze planowanie może być nieprecyzyjne. Z kolei bardzo drobiazgowa struktura może wymagać ciągłego porządkowania i aktualizacji.
Przy tworzeniu WBS coraz częściej wykorzystywany jest Online WBS creator, ponieważ praca nad strukturą odbywa się wprost w przeglądarce. Ma to znaczenie w przypadku, gdy projekt jest rozwijany przez kilka osób albo jego zakres jest regularnie zmieniany. W takim środowisku łatwiej przesuwać elementy, zbudować kolejne poziomy i poprawiać nazwy bez przebudowy całego dokumentu od początku. Z doświadczenia przy kształtowaniu projektów wynika, że szczególnie bardzo dużo przemian pojawia się na wczesnym etapie, kiedy zespół dopiero ustala zakres odpowiedzialności. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy struktura pozostaje czytelna także po wielokrotnym modyfikowaniu. Sam wygląd diagramu nie jest najważniejszy. Znacznie większe znaczenie ma to, czy osoba analizująca projekt potrafi bez dodatkowych wyjaśnień zrozumieć współzależności między poszczególnymi detalami.
W przypadku bardziej złożonych przedsięwzięć przydatne może być WBS software wyposażone w funkcje wykraczające oprócz samo tworzenie hierarchii. Takie rozwiązania mogą pozwalać na przypisywanie informacji do konkretnych elementów, oznaczanie odpowiedzialności, dodawanie opisów czy eksportowanie przygotowanej struktury do innych formatów. Trzeba jednakże uważać, aby dodatkowe sposobności nie przesłoniły podstawowego celu WBS. Struktura podziału prac służy głównie określeniu zakresu, a nie zastępuje harmonogramu, budżetu czy dokładnego systemu zarządzania zadaniami. W małym projekcie rozbudowane funkcje mogą być nawet zbędne, jednakże przy większej liczbie etapów sposobność szybkiego filtrowania i edycji może posiadać praktyczne znaczenie. Wyselekcjonowanie rozwiązania powinien zatem wynikać ze sposobu prowadzenia konkretnego projektu, a nie z liczby dostępnych opcji.
Podobne kryteria dotyczą wyboru narzędzia określanego jako WBS program. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić, kto będzie korzystał z przygotowanej struktury, jak na prawdę często będzie ona zmieniana a także czy informacje z WBS będą w późniejszym czasie wykorzystywane w innych dokumentach. Znaczenie ma także sposób zapisywania kolejnych wersji, ponieważ w trakcie realizacji projektu zakres prac może się przerabiać, a wcześniejsze ustalenia wciąż mogą być potrzebne do porównania. Ważne jest również rozróżnienie między skutkiem projektu a czynnościami prowadzącymi do jego osiągnięcia. Świetnie uporządkowana struktura powinna pokazywać cały zakres bez przypadkowego dodawania obowiązków niezwiązanych z kluczowym zadaniem. W praktyce właśnie na tym etapie na prawdę często ujawniają się pominięte prace, niejasne granice odpowiedzialności lub elementy wymagające dodatkowego doprecyzowania.
Sprawdź: WBS software.