Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur sprawia, że coraz większego znaczenia nabiera sposób przekazywania danych wśród używanymi systemami. Dokument wystawiony w programie sprzedażowym może być w późniejszym czasie niezbędny w księgowości, raportowaniu, sprawdzeniu płatności czy archiwizacji. Jeżeli informacje są przepisywane ręcznie, właściwie każdy dodatkowy odcinek zwiększa liczbę czynności, które trzeba wykonać.
KSeF API umożliwia komunikację oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur, dlatego może stać się jednym z elementów takiego przepływu danych. W praktyce ważne jest jednakże prawidłowe określenie granic automatyzacji. Nie każda operacja powinna być wykonywana bez udziału człowieka, a oczywiście nie każdy dokument ma identyczną ścieżkę obsługi. Już na początku warto ustalić, które dane są źródłowe, gdzie powstaje faktura i który system odpowiada za jej dalsze przetwarzanie. Takie rozdzielenie obowiązków ma znaczenie w przyszłości, gdy pojawi się konieczność wyjaśnienia rozbieżności w gronie zapisami w różnych miejscach.
Przy tworzeniu połączenia pośród systemami na prawdę bardzo często okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest samo przesłanie danych, lecz ich wcześniejsze uporządkowanie. Różnorodne programy mogą skorzystać z odmiennych sposobów zapisywania tych samych informacji. Tyczy się to między innymi oznaczeń produktów, jednostek, stawek, dat czy danych kontrahentów. Integracja z KSeF API wymaga zatem ustalenia, w jaki sposób dane z systemu źródłowego zostaną przekształcone do postaci wymaganej przez interfejs. Warto także przewidzieć kontrolę poprawności przed rozpoczęciem wysyłki. O ile błąd zostanie wykryty dopiero po przekazaniu dokumentu, jego usunięcie może wymagać dodatkowych czynności i sprawdzenia, czy wcześniejsza operacja rzeczywiście się nie powiodła. Z doświadczenia przy podobnych procesach wynika, że problemy najczęściej ujawniają się na styku kilku systemów, a nie w pojedynczym programie działającym w oderwaniu od pozostałych.
Znaczenie moraz sposób przechowywania informacji o przebiegu poszczególnych operacji. Przy kilku dokumentach dziennie można jeszcze stosunkowo łatwo sprawdzić ich stan ręcznie. Przy większej skali potrzebny jest mechanizm pozwalający odtworzyć historię dokładnie określonej faktury. Sam komunikat informujący o wysłaniu dokumentu może być niewystarczający, ponieważ trzeba odróżnić przygotowanie danych od faktycznego zakończenia procesu po stronie systemu docelowego. W sytuacji wystąpienia błędu istotne jest uwarunkowanie jego rodzaju. Przeciwnie postępuje się z nieprawidłowymi danymi dokumentu, a całkiem inaczej z chwilowym problemem komunikacyjnym. Automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest odpowiednim rozwiązaniem. Może bowiem doprowadzić do powtórzeń, jeżeli pierwsza próba została przyjęta, lecz odpowiedź nie dotarła do systemu źródłowego. Z kolei całkowity brak mechanizmu ponawiania może pozostawić część dokumentów bez dalszej obsługi. Dlatego zasady reagowania powinny być ustalone przed uruchomieniem automatycznego procesu.
Ważnym elementem pozostaje też możliwość ręcznej sprawdzeniu w sytuacjach nieszablonowych. System może wykorzystywać znakomita większość standardowych przypadków, ale użytkownik powinien mieć sposobność sprawdzenia, co stało się z konkretnym dokumentem i na jakim etapie znajduje się jego obsługa. Jest to szczególnie istotne przy korektach, ponownym przetwarzaniu danych lub zmianach w sposobie wystawiania faktur. Wraz z rozwojem procesu mogą zmieniać się też oczekiwania techniczne, konfiguracja systemów a także zakres wykorzystywanych funkcji. Z tego powodu integracja nie powinna być traktowana jako rozwiązanie, które po jednorazowym uruchomieniu nie wymaga kolejnej testom. Potrzebne mogą być testy po aktualizacjach, obserwowanie komunikatów błędów a także okresowe sprawdzanie, czy dane w systemach pozostają spójne. KSeF API jest w takim ujęciu jednym z elementów całego obiegu informacji, a jego właściwe przeznaczenie zależy zarówno od warstwy technicznej, jak i od zasad, według których organizowane są dokumenty a także powiązane z nimi procesy.
Źródło: KSeF API integracja.