Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przetwarzania wielu rodzajów informacji. Dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw i rozliczeń muszą być aktualne, a ich prawidłowość wpływa na codzienne decyzje. Gdy poszczególne działy korzystają z odrębnych narzędzi, te same informacje mogą być wprowadzane kilka razy, co zwiększa ryzyko pomyłek.
Jednym ze sposobności organizacji takich procesów jest użycie zintegrowanych systemów informatycznych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania, które mogą służyć do obsługi wybranych zadań administracyjnych, handlowych i majątkowych. Przy analizie ich wykorzystania warto zacząć od ustalenia, gdzie powstają dane, kto odpowiada za ich aktualizację i w jakiej formie są przekazywane między pracownikami. Takie rozpoznanie pozwala określić, czy problem wynika z ograniczeń wykorzystywanych narzędzi, czy raczej z przyjętego sposobu organizacji pracy.
W systemach zarządzania przedsiębiorstwem ważne znaczenie ma powiązanie informacji pochodzących z różnorakich wycinków działalności. Comarch ERP to grupa rozwiązań, których funkcje mogą obejmować sprzedaż, gospodarkę magazynową, księgowość, kadry albo procesy produkcyjne, zależnie od konkretnego produktu i konfiguracji. W praktyce istotne jest postanowienie, które dane mają być wspólne dla kilku działów. Przykładowo zmiana warunków zlecenia może wymagać aktualizacji informacji używanych przez sprzedaż, magazyn i księgowość. O ile każdy obszar prowadzi własną ewidencję, uzgodnienie rozbieżności zajmuje dodatkowy czas. Integracja nie znaczy natomiast, że wszystkie czynności odbywają się samoczynnie. Część operacji wymaga zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika, a zakres automatyzacji uzależniony jest od ustawień oraz powiązań między modułami. Przed wyborem rozwiązania powinno się też sprawdzić, czy obsługuje ono wykorzystywane formaty dokumentów, wymagane raporty i przepływ informacji z pozostałymi aplikacjami.
Przy zmianie systemu informatycznego sporym wyzwaniem bywa przeniesienie dotychczasowych danych. Wdrożenia Comarch mogą wymagać przygotowania kartotek produktów, list kontrahentów, cenników, sald i historii operacji. Nie wszystkie informacje muszą zostać przeniesione w takim samym zakresie. Decyzja zależy w głównej mierze od potrzeb raportowych, obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji oraz sposobności technicznych nowego środowiska. Przed migracją należy sprawdzić, czy dane nie zawierają duplikatów, pustych pól albo nieaktualnych oznaczeń. W przeciwnym przypadku wcześniejsze błędy mogą zostać przeniesione do nowego systemu i ujawnić się dopiero w trakcie wystawiania dokumentów lub przygotowywania zestawień. Następnym elementem są testy wykonywane przykładowoach odpowiadających codziennym zadaniom. Warto sprawdzić nie tylko standardową sprzedaż czy przyjęcie towaru, lecz także korekty, zwroty, anulowanie dokumentów i nietypowe sytuacje rozliczeniowe. To właśnie na takich przypadkach na prawdę często widać, czy przyjęte ustawienia odpowiadają rzeczywistym zasadom działania przedsiębiorstwa.
Na sposób korzystania z systemu wpływają również kompetencje pracowników i podział odpowiedzialności. O ile kilka osób może edytować te same dane, potrzebne są jasne reguły określające, kto zatwierdza zmiany i w jaki sposób można sprawdzić ich historię. Znaczenie ma także dostosowanie uprawnień do zakresu zadań, ponieważ dostęp do wszystkich funkcji nie jest konieczny każdemu użytkownikowi. W pierwszym okresie pracy z nowym wyjściem mogą pojawiać się pytania dotyczące raportów, poprawiania dokumentów albo obsługi wyjątków od standardowej procedury. Dlatego przygotowanie instrukcji dla konkretnych stanowisk może być równie istotne jak samo szkolenie z obsługi programu. Trzeba także uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów i rozwój firmy. Rozbudowa magazynu, uruchomienie kolejnego kanału sprzedaży czy zmiana sposobu rozliczania produkcji mogą wymagać dostosowania wcześniejszych ustawień. Ocena działania systemu powinna więc obejmować nie tylko poprawność jego funkcji, niemniej jednak także jakość wprowadzanych danych, czas wykonywania zadań i liczbę czynności, które nadal trzeba realizować poza nim.
Sprawdź również informacje na stronie: comarch erp e-sklep.