Decyzje dotyczące ogrzewania budynku mają znaczenie nie tylko i wyłącznie w trakcie projektowania i montażu instalacji. Równie istotne okazują się warunki, w jakich system pracuje w przyszłości, gdy zmieniają się temperatury na zewnątrz, liczba osób przebywających w domu a także zapotrzebowanie na ciepłą wodę. Pompy ciepła należą do urządzeń, których praca jest silnie związana z panującym obciążeniem budynku.
W praktyce znaczy to, że zapotrzebowanie na energię nie pozostaje jednakowe przez całe 356 dni w roku. W okresach przejściowych instalacja może pracować przy niewielkim obciążeniu, jednakże podczas mrozów warunki są w całości inne. Znaczenie moraz temperatura utrzymywana w pomieszczeniach. Każda zmiana ustawień wpływa na ilość energii potrzebnej do ogrzania budynku, dlatego obserwowanie sposobu działania instalacji umożliwia dużo lepiej ocenić jej rzeczywiste zachowanie w różnych sytuacjach. Sam fakt użycia określonego źródła ciepła nie przesądza więc o późniejszym zużyciu energii.
Istotną rolę odgrywa sposób sterowania. Pompa ciepła może dostosowywać własną pracę do warunków zewnętrznych, ale zakres takiej regulacji zależy od konkretnego urządzenia a także konfiguracji całego systemu. W codziennym użytkowaniu znaczenie mają ustawienia temperatury, harmonogramy a także sposób współpracy z instalacją odbiorczą. Częste i spore zmiany parametrów nie zawsze prowadzą do takiego samego efektu jak stabilna praca przy należycie dobranych wartościach. Z tego powodu przy ocenie działania systemu warto patrzeć na dłuższy okres, zamiast wyciągać wnioski na bazie pojedynczego dnia. Zużycie energii podczas chłodnego tygodnia będzie inne niż w czasie łagodnej jesieni, a jeszcze całkiem inaczej może wyglądać sytuacja wiosną. W praktyce obserwuje się także różnice wynikające z przygotowania ciepłej wody użytkowej. Jej pobór jest związany z rytmem życia mieszkańców i może przemieniać się niezależnie od obowiązującego zapotrzebowania na ogrzewanie pomieszczeń.
W sytuacji urządzeń powietrznych dodatkowym składnikiem jest temperatura oraz wilgotność powietrza. Przy określonych ustaleniach na wymienniku może pojawiać się szron, który wymaga okresowego usuwania. Wówczas urządzenie przechodzi w cykl odszraniania, co jest częścią jego normalnej pracy i wpływa na chwilowy sposób wykorzystania energii. Znaczenie ma także miejsce ustawienia jednostki zewnętrznej. Jeżeli już wymianę powietrza jest utrudniony, np przez niewłaściwe otoczenie urządzenia, warunki jego działania mogą się przemienić. W czasie zimy trzeba również uwzględniać wodę powstającą w trakcie odszraniania, ponieważ jej nieprawidłowe odprowadzanie może powodować problemy w bezpośrednim sąsiedztwie jednostki. Są to kwestie proste do pominięcia w trakcie samego wyboru urządzenia, a widoczne dopiero podczas użytkowania. Dlatego miejsce montażu powinno być analizowane nie tylko i wyłącznie pod kątem dostępnej przestrzeni, ale również zmiennych warunków pogodowych.
Pompy ciepła w nowoczesnym budownictwie funkcjonują co więcej w sąsiedztwie innych instalacji, które też wpływają na bilans energetyczny obiektu. Wentylacja, izolacja ścian i dachu, jakość okien a także sposób ograniczania strat ciepła tworzą wspólny układ. Jeżeli jeden z takowych elementów działa zupełnie inaczej niż zakładano, zmienia się również obciążenie źródła ogrzewania. Przykładowo zwiększenie temperatury wewnętrznej sprawia większą różnicę między wnętrzem a otoczeniem, a tym samym może zwiększyć straty ciepła. Dokładnie tak samo intensywna wentylacja przy niskiej temperaturze zewnętrznej wpływa na ilość energii wymaganej do utrzymania zadanych warunków. Z punktu widzenia eksploatacji ważne jest zatem rozpatrywanie całego budynku jako jednego systemu. Parametry samej pompy nie opisują wszystkich czynników, które decydują o jej pracy, a rzeczywiste wyniki zależą również od konstrukcji obiektu, ustawień instalacji i sposobu korzystania z poszczególnych pomieszczeń.
Warto zobaczyć: propanowe pompy ciepła.