Należycie zaplanowana przestrzeń użytkowa powinna przede wszystkim odpowiadać sposobowi, w jaki będzie wykorzystywana na co dzień. Dotyczy to zarówno małych punktów usługowych, jak i większych lokali przeznaczonych do obsługi klientów oraz przygotowywania posiłków. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych zaczyna się zatem nie od wyboru barw czy materiałów wykończeniowych, lecz od określenia funkcji poszczególnych wnętrz.
Znaczenie ma liczba pracowników, sposób obsługi klientów, wielkość wyposażenia, przebieg dostaw a także ilość miejsca potrzebna do wykonywania poszczególnych czynności. W praktyce wręcz atrakcyjnie wyglądające wnętrze może okazać się kłopotliwe, o ile przejścia są zbyt wąskie, stanowiska pracy znajdują się w niewłaściwych miejscach lub zaplecze nie odpowiada faktycznym potrzebom. Dlatego układ przestrzeni warto rozpatrywać jako ogół, z uwagi codzienne ruchy osób i przedmiotów, a nie tylko wygląd poszczególnych stref.
W lokalach gastronomicznych szczególnego znaczenia nabiera organizacja zaplecza. Droga towarów od momentu dostawy do miejsca przechowywania, przygotowania i wydania powinna być możliwie logiczna, ponieważ przypadkowe krzyżowanie się poszczególnych ciągów może utrudniać pracę. Podobne znaczenie ma rozmieszczenie urządzeń. Lodówki, piece, zmywarki, stoły robocze czy urządzenia pomocnicze wymagają nie tylko odpowiedniej powierzchni, niemniej jednak także dostępu umożliwiającego ich użytkowanie i późniejszą obsługę techniczną. Trzeba również uwzględnić miejsce na przechowywanie opakowań, środków potrzebnych do pracy a także odpadów. Na etapie projektu łatwo pominąć takie elementy, ponieważ nie są one widoczne z perspektywy klienta. Później brak odpowiedniego zaplecza może jednakże oznaczać konieczność ustawiania dodatkowych szaf, regałów lub pojemników w miejscach, które pierwotnie miały pozostać wolne.
W przypadku lokali usługowych układ wnętrza zależy przede wszystkim od charakteru wykonywanych czynności. Innych warunków wymaga miejsce, w którym klient pozostaje tylko przez kilka minut, a innych przestrzeń przeznaczona do dłuższej obsługi lub pracy wymagającej specjalistycznego wyposażenia. Warto a przy tym od początku rozdzielić strefę dostępną dla klientów od części roboczej, o ile sposób działania lokalu tego wymaga. Istotne są również wejścia, drzwi, komunikacja między stanowiskami oraz możliwość swobodnego przemieszczania się podczas większego natężenia ruchu. Przy projektowaniu trzeba brać pod uwagę również ograniczenia istniejącego budynku. Położenie ścian konstrukcyjnych, pionów instalacyjnych, okien czy przyłączy może znacząco wpływać na możliwe rozwiązania. Zdarza się, że oznacza to konieczność zmiany pierwotnej koncepcji, ponieważ przesunięcie jednego detalu wiąże się z dodatkowymi pracami instalacyjnymi lub ograniczeniem powierzchni w innej części lokalu.
Nie mniej ważne są kwestie techniczne i formalne, które powinny zostać uwzględnione zanim rozpocznie się prace wykończeniowe. Instalacje elektryczne, wodne, wentylacyjne i grzewcze muszą odpowiadać planowanemu wyposażeniu oraz sposobowi użytkowania wnętrz. W gastronomii szczególnie ważna jest wentylacja i właściwe odprowadzenie powietrza, natomiast w innych usługach większe znaczenie może mieć liczba punktów zasilania albo dostęp do określonych instalacji. Na finalny wygląd przestrzeni wpływają też oczekiwania dotyczące higieny, ochrony przeciwpożarowej, dostępności oraz warunków pracy. Dobór materiałów powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie ich wygląd, ale także sposób czyszczenia, intensywność użytkowania i sposobność wymiany uszkodzonych elementów. W rezultacie projekt lokalu jest połączeniem funkcji, techniki i organizacji pracy, a decyzje podjęte na początku mogą w przyszłości wpływać na koszty przemian, wygodę użytkowania a także możliwość dostosowania przestrzeni do zmieniających się potrzeb.
Warto zobaczyć: projektowanie centrum handlowego.